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Die Dokumentation aller schlagbezogenen Maßnahmen in einer Ackerschlagkartei ist für die meisten Landwirte ein notwendiges Übel. Spätestens wenn der Schreibtisch vor lauter Papierbergen nicht mehr zu finden ist, schauen sich Landwirte nach einer EDV-basierten Schlagkartei um.

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Mit der richtigen Agrarsoftware ist die Dokumentation schnell erledigt und man spart sich etliche Stunden Bürozeit ein. Lösungen für Ackerschlagkarteien gibt es mittlerweile etliche - von Excel-Vorlagen über klassische Desktop-Anwendungen bis hin zu innovativen mobilen Schlagkarteien, die eine bequeme Dokumentation via Smartphone-App anbieten.

Doch worauf sollte man achten, um genau die Ackerschlagkartei zu finden, die am besten zum eigenen Betrieb passt? Damit die Wahl nicht zur Qual wird und unnötig Zeit oder Nerven frisst: Hier die 11 wichtigsten Tipps, um schnell die eigenen Schwerpunkte zu setzen und die persönlichen Ackerschlagkartei-Favoriten zu finden.

Die 11 wichtigsten Tipps, um die passende Ackerschlagkartei zu finden

1. Weniger ist mehr!

Oder: Je mehr die Ackerschlagkartei automatisch erfasst, desto besser!

Der Aufwand bei der Dokumentation sollte das wichtigste Kriterium bei Ihrer Schlagkartei-Wahl sein. Schließlich investieren Sie in eine Software, die Ihnen möglichst viel Arbeit abnehmen soll. Eine Top-Ackerschlagkartei sollte das händische Einpflegen von Daten auf ein Minimum reduzieren oder sogar gänzlich überflüssig machen. Je weniger Sie selbst machen müssen, desto besser! Prüfen Sie daher vorab genau, inwieweit die Aufzeichnung von Maßnahmen auf den Schlägen automatisiert erfolgt. Einige Anbieter (meist mobile Lösungen) erfassen in nur wenigen Schritten Maßnahmen, ausgebrachte Betriebsmittel usw. bereits während der Arbeit auf dem Schlag und übertragen die Daten in Echtzeit an die Ackerschlagkartei. Dort werden die Maßnahmen automatisch und schlagspezifisch dokumentiert. Das erspart Ihnen Mehrfacheingaben oder die manuelle Zuordnung von Maßnahmen zu den entsprechenden Flächen in der Kartei. Ein weiterer Vorteil: Bei den digitalen Buchungen erfassen Sie in der Regel bereits alle CC-relevanten Daten.

Führen Sie häufig eine Maßnahme gleich auf mehreren Schlägen aus, sollten Sie nach einer Ackerschlagkartei suchen, mit der Sie in einem Schritt die Dokumentation für mehrere Schläge aufzeichnen können. Je nach Anbieter können Sie die Flächen bei der Maßnahmenbuchung auswählen oder die Software erkennt die Schläge automatisch anhand der GPS-Position während der Arbeit und ordnet die Maßnahme entsprechend selbst in der Schlagkartei zu.

Buchungen in Ackerschlagkartei App trecker.com

Beispiel: Buchungen in Ackerschlagkartei App „trecker.com

2. So einfach wie 1, 2, 3?

Kinderleicht muss die Schlagkartei sein. Doch woran erkennen Sie das?

Wer eine Ackerschlagkartei führt, will seine Daten möglichst einfach erfassen und in der Software auch schnell finden, wonach er sucht. Informieren Sie sich, wie intuitiv sich die Schlagkartei sowie eventuell dazugehörende Apps bedienen lassen. Auf folgende Punkte sollten Sie besonders achten:

  • Gibt es nur wenige Menüpunkte und sind diese übersichtlich dargestellt?
  • Wie selbsterklärend sind die Eingabemasken, mit denen Sie eine Maßnahme buchen können?
  • Finden Sie sich schnell zurecht und sehen sofort, wo Sie hinklicken müssen - ohne dass es Ihnen erst jemand lang und breit erklären muss?
  • Ist der Funktionsumfang für Sie überschaubar oder überfordernd? Einige Schlagkarteien bieten gefühlt hunderte Auswertungen, die Sie aber vielleicht gar nicht benötigen oder nutzen möchten!? Eine gute Ackerschlagkartei folgt dem Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“, damit die Bedienung für Sie überschaubar und einfach bleibt.

Nichts frustriert mehr, als sich in ein kompliziertes Programm einzuarbeiten und nach einigen Wochen Pause schon nicht mehr zu wissen, wie man eine gebuchte Maßnahme nachbearbeiten kann oder wo die richtige Auswertung zu finden ist, die man jetzt gerade benötigt. Besonders wichtig ist eine einfache Bedienung, wenn Sie saisonale Mitarbeiter oder Aushilfen haben. Dann wollen Sie sicher nicht viel Zeit darauf verwenden, jedem Mitarbeiter im Detail zu erklären, wie er Maßnahmen richtig erfasst. Lassen Sie sich vor dem Kauf einer Ackerschlagkartei also unbedingt in einer Präsentation die Benutzeroberflächen von Software und ggf. App zeigen. Bei manche Anbieter können Sie sich auch einen kostenfreien Testzugang anlegen. So können Sie die Anwendung unverbindlich erkunden und sicherstellen, dass die Schlagkartei im wahrsten Sinne des Wortes „kinderleicht“ ist.

3. So sicher wie Online-Banking?

Wie Sie erkennen, ob Ihre Daten sicher verschlüsselt und gespeichert werden

In einer Ackerschlagkartei halten Sie wichtige Betriebsdaten fest, die Sie schützen müssen, wenn Sie am Markt bestehen wollen. Und das unabhängig davon, ob Sie Ihre Dokumentation schriftlich in Aktenordnern oder digital mit einer Agrarsoftware festhalten. Was für Ihr Büro und Ihre Aktenschränke Einbruchsicherung und Brandschutz sind, sind Verschlüsselung und Server für Ihre digitale Schlagkartei. Es gibt sichere und weniger sichere Methoden. Schauen Sie also genau hin, wie Agrarsoftwareanbieter Ihre Betriebsdaten sichern. Gute Anbieter verwenden die sogenannte SSL-Verschlüsselung (für Sie erkennbar als „https://„ statt „http://“) mit mindestens dem Sicherheits-Algorithmus „SHA256“ der 3. Generation. Eine Methode, die den europäischen Sicherheitsstandards entspricht und auch beim Online-Banking verwendet wird. Außerdem sollten Sie nachfragen, auf wie vielen Servern Ihre Daten gesichert werden. Zwei Standorte sollten es mindestens sein, damit Ihre Daten (z.B. durch einen Brand im Servergebäude) nicht verloren gehen können.

4. Sie arbeiten nicht allein? Eine Ackerschlagkartei für alle!

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie mit Lohnunternehmern oder Aushilfen arbeiten

Sind Sie Einzelkämpfer und bewirtschaften all Ihre Flächen ohne die Hilfe anderer? Dann reicht eine Ackerschlagkartei, mit der nur Sie klarkommen. Sollten Sie jedoch mit Mitarbeitern, Lohnunternehmern oder Aushilfen arbeiten, muss eine gute Schlagkartei auch diese ganz einfach einbinden können. Informieren Sie sich daher, wie auch andere Personen oder Unternehmen mit der Agrarsoftware arbeiten können. Bei mobilen Ackerschlagkarteien reicht oft schon die Installation der App auf dem Smartphone oder Tablet. Über einen Zugangscode kann dann die Verbindung zum eigenen Betrieb hergestellt werden. So können auch Lohnunternehmer oder Aushilfen Maßnahmen erfassen, die sie auf Ihren Schlägen ausführen. Der Vorteil: Sie müssen keine Daten von Zetteln manuell in Ihre Ackerschlagkartei eingeben. Neben der unkomplizierten und schnellen Einbindung gewinnt hierbei nochmals Punkt 2 (kinderleichte Bedienung) an Bedeutung. Externe müssen nicht nur technisch ruckzuck für die Datenerfassung startklar sein, auch die Einarbeitungszeit sollte möglichst kurz ausfallen. Dafür ist es wichtig, dass die Bedienung besonders einfach ist.

Besonderes Augenmerk sollten Sie zudem im Sinne der Datensicherheit auf die Möglichkeit von „Rollen“-Einstellungen legen. Können Sie in der Ackerschlagkartei Personen eine bestimmte Rolle zuordnen und somit bestimmen, wer welche Daten sehen, verwalten oder bearbeiten darf? Sicher wollen Sie nicht alle Betriebsdaten mit Ihren Mitarbeitern, Aushilfen oder Lohnunternehmer teilen. Bei einer guten Agrarsoftware sollten Rollen-Verteilungen mit eingeschränktem Funktionsumfang und Dateneinblick daher selbstverständlich sein.

5. Am Wetter und an den Preisen können Sie nicht drehen. An Ihren Kosten schon!

Warum Sie eine Schlagkartei mit „Smart Data“ statt „Big Data“ brauchen.

Eine Top-Ackerschlagkartei vereinfacht Ihnen nicht nur die Dokumentation, Sie hilft Ihnen auch bei der Anbauplanung und zeigt auf, an welchen Stellschrauben Sie drehen können, um Ihre Kosten zu senken. Die Daten hierfür zu erfassen, ist die eine Sache. Diese sinnvoll auszuwerten und für betriebswirtschaftliche Entscheidungen heranzuziehen, eine andere. Je mehr Daten Sie erfassen, desto größer wird auch die Menge an Daten, die Sie auswerten können. Schön, oder? Nur bedingt! Denn der größte Datensatz („Big Data“) hilft Ihnen nichts, wenn einzelne Daten nicht schlau (neudeutsch: „smart“) miteinander verbunden und für Sie übersichtlich aufbereitet werden. Erwarten Sie sich von einer Ackerschlagkartei mehr als nur eine Vereinfachung der Dokumentation, so sollten Sie auf „smarte“ Auswertungen Wert legen. Eine moderne Schlagkartei kann Ihnen bereits heute zahlreiche Hilfestellungen per Knopfdruck bieten, wie z.B.:

  • Auswertung von Kostenstellen (Einsatzumfang und Kosten für Maschinen, Betriebsmittel, Mitarbeiter, Schläge), um Kostenfresser zu identifizieren
  • Auswertung von Arbeitszeiten (Rüst-, Wege-, Einsatzzeit), um z.B. Wegezeiten und Dieselkosten zu reduzieren
  • Innerbetriebliche Leistungsverrechnung für Maschinenringe oder Betriebe mit mehreren juristischen Einheiten, die exakt aufzeigt, welcher Betrieb welche Kosten hatte und welche Schläge davon profitiert haben
  • Vergleiche von Schlägen oder Früchten, für wichtige Entscheidungen wie die Sortenwahl im nächsten Jahr
  • Pflanzenbauliche Auswertungen jedes Schlags, die sofort zeigen, welche Betriebsmittel in welcher Menge ausgebracht wurden und welche Wirkstoffe enthalten waren

Eine Ackerschlagkartei, die smarte Auswertungen bietet, kann Ihnen also sehr viel mehr Hilfestellungen für betriebliche Entscheidungen geben, als eine reine „Datensammlung“ zur Dokumentation. Gerade in Hinblick auf den steigenden Produktions- und Kostendruck in der Landwirtschaft, kann eine gute Agrarsoftware Ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen, den Sie nicht außer Acht lassen sollten!

Auswertung Kulturen Ackerschlagkartei trecker.com

Auswertung verschiedener Kulturen am Beispiel der Ackerschlagkartei „trecker.com

6. Oft unterschätzt: Die Arbeitszeiterfassung

Moderne Schlagkarteien helfen Ihnen, die ganze Wahrheit zu sehen

Suchen Sie eine Ackerschlagkartei, mit der Sie nicht nur (für den Staat) dokumentieren, sondern auch für sich selbst auswerten können, welche Kosten Sie in einen Schlag oder eine Kultur investiert haben? Dann brauchen Sie eine Lösung, die zusätzlich auch Arbeitszeiten erfasst. Denn die Personalkosten spielen neben Betriebsmittel- und Maschinenkosten eine entscheidende Rolle bei der Kostenkalkulation. Ohne genaue Angaben zu den Arbeitsstunden plus Kostensätzen, die in eine Maßnahme oder einen Schlag investiert wurden, sehen Sie nur die halbe Wahrheit. Einige Anbieter haben die Arbeitszeiterfassung bereits in ihre Ackerschlagkarteien integriert - und das minutengenau sowie schlag- und maßnahmenbezogen. Wie bei einer Stempeluhr werden Arbeitsstart und -ende bei der Maßnahmenerfassung erhoben und mit Kostensätzen an die Ackerschlagkartei übertragen. Nur so erhalten Sie exakte Kennzahlen für Ihren Betrieb.

Und der große Vorteil: Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten spart Ihnen etliche Stunden Bürozeit ein, denn in der Regel werden die Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter in Arbeitszeitkonten in der Software gespeichert. Dadurch dokumentieren Sie schon während der Arbeit auf dem Feld die Arbeitszeiten MiLoG-konform. Die minutengenauen Daten können Sie dann für einen Arbeitszeitnachweis als Excel-Datei exportieren oder z.B. für die Lohnabrechnung heranziehen.

7. Stammdaten-Import ist das A & O!

Man erntet, was man sät.

Je genauer die Stammdaten (Flächen, Mitarbeiter, Maschinen, Pflanzenschutzmittel, Kostensätze usw.) Ihres Betriebs beim Start mit einer Ackerschlagkartei eingepflegt werden, desto aussagekräftiger sind die Auswertungen, die Sie später erhalten. Wer eine lückenlose Dokumentation wünscht und später ganz genau sehen will, wie sich die Kosten einer Maßnahme, einer Sorte oder eines Schlags zusammensetzen, sollte von Beginn an genau sein.

Doch Hand auf’s Herz: Wer hat schon die Zeit und Muße, u.a. hunderte von Pflanzenschutzmitteln in eine Datenbank einzutragen?

Glücklicherweise vereinfachen einige Agrarsoftwareanbieter den Import der Stammdaten durch vorgefertigte Listen, Import-Funktionen oder Formulare im Programm. So wählen Sie beispielsweise nur die Pflanzenschutzmittel aus einer Liste aus, die Sie im eigenen Betrieb einsetzen, fügen Ihre Flächen ganz einfach über die Schlagdateien aus den Agrarförderanträgen hinzu (oder zeichnen diese per Hand in das Programm ein) und kalkulieren in wenigen Schritten die Maschinenkosten dank vorgefertigtem Formular. Und für wen es besonders schnell gehen soll, bieten einige Agrarsoftwareanbieter sogar den Datenimport als Service-Leistung an. Dadurch können Sie gewisse Ackerschlagkarteien sogar während der Hauptsaison mit minimalem Aufwand in nur einer Woche einführen.

Informieren Sie sich also vor dem Kauf einer Schlagkartei, wie der Import und die Pflege Ihrer Stammdaten erfolgen wird und auf welche Unterstützungsleistungen Sie vonseiten des Anbieters bauen können!

Beispiel trecker.com: Flächen und Mitarbeiter nach Import in Schlagkartei

Beispiel Ackerschlagkartei „trecker.com„: Live-Karte mit Flächen und GPS-Positionen der Mitarbeiter nach Import in Schlagkartei

8. Handbuch, Call-Center, Live-Chat?

Die Unterstützung nach dem Kauf

Es ist vielleicht nur das bekannte „i-Tüpfelchen“, die Sahne auf der Torte… und doch kann es den großen Unterschied machen: Bleiben Sie sich nach dem Kauf der Ackerschlagkartei selbst überlassen (bestenfalls mit Handbuch) oder erhalten Sie vom Anbieter Unterstützung und schnelle Hilfe? Kundenbetreuung ist für Unternehmen kostenintensiv und nicht selten die Stelle, an der gespart wird. Es lohnt sich also in jedem Fall, bereits vor dem Kauf sicherzugehen, dass Sie hinreichend bei der Einführung als auch während der Nutzungsdauer begleitet werden. Viele Anbieter haben eine Service-Hotline, über die Sie schnell Kontakt aufnehmen können. Wer Kundenbetreuung jedoch groß schreibt, hat vielleicht sogar einen Live-Chat oder stellt jedem Kunden einen persönlichen Kundenbetreuer an die Seite, der Ihren Betrieb von Anfang an begleitet.

9. So einfach bekommen Sie Sonderkonditionen

Wer fragt, gewinnt!

Auf den Webseiten der Agrarsoftwareanbieter können Sie neben einer Demo oder Testphase häufig auch eine Vorführung anfragen. Diese Chance sollten Sie nutzen, da Sie so vorab einen Einblick in die Ackerschlagkartei erhalten und offene Fragen klären können. Vor allem aber können Sie hier nach Sonderkonditionen fragen. Gibt es Rabatte, eine Geld-zurück-Garantie oder z.B. ein Tablet dazu, damit der Einstieg in die Software schnell gelingt? Fragen Sie hier auf jeden Fall persönlich nach. Auch wenn Sie keine Sonderaktionen auf den Webseiten finden, kommen fast alle Anbieter interessierten Landwirten auf die ein oder andere Weise entgegen!

10. Updates im Preis enthalten?

Was passiert, wenn die Ackerschlagkartei weiterentwickelt wird?

Auch bei sich ändernden Dokumentationsanforderungen sollten Sie mit Ihrer Ackerschlagkartei immer auf dem neuesten Stand bleiben. Dies kann unter Umständen Extra-Kosten verursachen. Einige Anbieter bieten jährliche Service-Verträge an, in denen alle Updates enthalten sind. Bei anderen sind sowohl Aktualisierungen als auch zukünftige Erweiterungen des Funktionsumfangs der Agrarsoftware gänzlich kostenfrei. Gibt es weder einen Service-Vertrag noch eine kostenfreie Bereitsstellung aller Updates, müssen Sie eventuell bereits nach einem oder wenigen Jahren die neueste Version kaufen. Für den langfristigen Einsatz einer Ackerschlagkartei lohnt es sich daher, nicht nur auf den einmaligen Kaufpreis zu achten, sondern auch eventuell anfallende Update-Kosten zu berücksichtigen.

11. Darf’s ein bisschen mehr sein?

Nützliche Zusatzfunktionen der Ackerschlagkartei

Karte mit Navigation in Ackerschlagkartei App trecker.com

Beispiel „trecker.com„: Live-Karte mit Navigation in Ackerschlagkartei App

Bei der Wahl einer Ackerschlagkartei lohnt sich auch ein Blick auf die möglichen Zusatzfunktionen. Was kann die Schlagkartei außer Dokumentation und Auswertung noch (im besten Fall kostenfrei) bieten? Einige Agrarsofwareanbieter warten mit zusätzlichen Modulen für die Viehhaltung oder Funktionen auf, welche den Alltag enorm erleichtern. trecker.com bietet beispielsweise ohne Aufpreis

Mit den Geo-Notizen können Sie und Ihre Mitarbeiter Stecknadeln auf der Karte setzen (z.B. für Sammelpunkte oder Messstellen). Zudem können Bilder sowie Notizen hochgeladen werden. Wenn Mitarbeiter beispielsweise einen Wildschaden entdecken oder sehen, dass auf dem Schlag etwas wächst, das dort nicht hingehört, können Sie ein Foto und die Postition bei der Aufnahme an die Ackerschlagkartei senden. Das können Sie sich wiederum unterwegs auf dem Smartphone oder im Büro an Ihrem Rechner ansehen. So stellen Sie schnell fest, um welches Unkraut es sich handelt und können entsprechende Maßnahmen zügig einleiten - ohne selbst zum Schlag rauszufahren.

Praxis-Tipps von Landwirten: So meistern Sie den digitalen Wandel

Praxis-Tipps von Landwirten: So meistern Sie den digitalen Wandel


Worauf sollten Sie bei der Einführung einer Software achten und wie holen Sie vor allem Ihre Mitarbeiter an Bord? Zusammen mit trecker.com Nutzern haben wir einen Ratgeber produziert, in dem Landwirte über Ihre Erfahrungen berichten und wertvolle Tipps geben.

 

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